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Como tornar as reuniões mais proveitosas?

Como tornar as reuniões mais proveitosas

Reuniões não precisam ser conversas que não levam a lugar nenhum. Saiba como torná-las produtivas.

Você já sentiu que uma reunião não serviu para nada além de fazer você e os demais envolvidos perderem tempo? Já teve a impressão de que várias ideias eram jogadas no ar sem necessariamente terem algo a ver com o tema proposto e, no fim, nada fosse decidido? Muitas vezes isso realmente acontece. Reuniões têm uma tendência a serem improdutivas. Em vez de direcionar a equipe para resultados mais eficazes e rápidos de serem atingidos, deixam todos com uma sensação de vazio e exaustão.

Então a solução é parar de fazer reuniões e deixar que cada um faça o próprio trabalho. Depois é só juntar tudo e ver no que dá, certo? Não! Há algumas diretrizes que podem ser seguidas para garantir que todos tirarão o maior proveito possível de uma reunião. Verdade seja dita, o ingrediente mais importante de qualquer reunião é o foco. Mantendo-o, sair satisfeito e motivado da sala de reuniões é muito mais fácil.

Primeiro, é preciso se organizar. Toda reunião deve ter uma estrutura. Qual é o objetivo da reunião? Por que cada pessoa participante está ali? Como cada um pode ajudar? Tenha tudo bem definido e cuide para que todos estejam a par também.

Saiba manter uma boa frequência. Reuniões semanais, quinzenais, mensais? Qual período de tempo é o ideal entre uma e outra na sua empresa? É importante saber quando se reunir.

Transparência é fundamental. Para garantir o engajamento e até aumentar o nível de inspiração e produtividade, é essencial que todos estejam cientes de tudo que acontece na empresa. Reter informação é prejudicial, então preze sempre pela transparência.

Como o que for discutido nas reuniões pode ser aplicado no dia a dia? Busque finalizar cada reunião tendo a certeza de que cada um sairá de lá tendo pelo menos uma tarefa. Não adianta nada passar horas conversando sobre alguma questão se depois ninguém souber o que fazer com isso. É preciso transformar a teoria em prática.

Não é por que você que organizou a reunião que você precisa fazer tudo. Você pode pedir para que outras pessoas, talvez mais entendidas desse ou daquele tópico, apresentem seus pensamentos também.

E você? Tem alguma dica para garantir que reuniões sejam proveitosas?

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